טיפים לשימוש נכון במערכת מאנדיי לניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים בחברות נחשבה עד לפני כמה שנים לפעולה מורכבת שמצריכה מאמץ. שכן, הדבר היה נעשה תוך שימוש בתוכנות מיושנות. למזלנו, אלה פסחו מן העולם ופינו למאנדיי את המקום. שכן, זו נחשבת למערכת המתקדמת ביותר בתחום. מדריך זה עולה לאתר, כדי להציג בפניכם את הטיפים שיובילו לשימוש נכון. הישארו כאן ותגלו מה עליכם לעשות? וממה כדאי להימנע? כדי שתוכלו להשתמש בה על הצד הטוב ביותר.

הקדמה – מהי מערכת מאנדיי?

נפתח את המדריך בפסקה קצרה שתסביר אודות טיבה של מאנדיי, עבור מי שטרם הכירו במערכת מקרוב. נציין שזוהי פלטפורמה שבנויה מלוחות עבודה שמותאמים אישית על ידי המשתמש. כך שכל אחד יכול לבנות את הלוח שעונה לצרכים שלו, תוך הגדרה של עמודות שונות, למשל:

• משימות
• תאריכי דד ליין
• סטטוס (טרם בוצע, בעבודה או יושם)

המערכת המתקדמת מאשרת ליהנות משיתוף פעולה בין צוותים שונים, היות וניתן לשתף באמצעותה מידע בקלות. לצד זאת, היא מאפשרת ליהנות מהיתרונות הבאים:

1. מעקב אחר התקדמות של פרויקטים מסוגים שונים
2. אוטומציה של תהליכים שונים, לדוגמא: שליחת התראות למשתמשים, העברת מיילים ועוד

עכשיו אתם מכירים במידע הבסיסי, כך שניתן להעמיק בנושא ולהציג בפניכם את הטיפים שיובילו לשימוש נכון במערכת.

טיפ ראשון: תבצעו התאמה אישית של לוח העבודה

תכירו את הדבר הראשון שעליכם לעשות לאחר הטמעת מערכת מאנדיי – התאמה אישית. שכן, המערכת תציג בפניכם לוח סטנדרטי שניתן לשינוי. אנו ממליצים ליישם את ההליכים הבאים, כדי שתוכלו ליהנות מטבלה מסודרת שתענה על הצרכים שלכם:

1. תערכו את העמודות: תבדקו אילו עמודות נחוצות לכם ותוסיפו להן את הכותרת המתאימה
2. תשתמשו בתבניות שהוכנו עבורכם מראש. אלה יכולות לחסוך זמן רב
3. תיצרו לוחות נוספים בהתאם לצורך ותשתמשו בתגיות, במטרה למיין את המשימות בהתאם לנושאים

טיפ שני: תגדירו מראש את האוטומציות החיוניות

הידעתם? יש באפשרותכם להגדיר אוטומציות חיוניות. מדובר לצורך הדוגמא בהתראה שתועבר לכל חברי הצוות שלכם לאחר שמשימה מסוימת הושלמה. חשוב לבצע את ההגדרה הזו מראש, כדי שתוכלו ליהנות ממנה בהמשך ולחסוך זמן רב.

טיפ שלישי: תשפרו את שיתוף הפעולה באמצעות המערכת

מאנדיי תאפשר לכם לערוך דיונים מול חברי הצוות שלכם לעבודה, זאת באמצעות הוספת תגובה ותיוג על משימות שונות שייבחרו על ידיכם. נמליץ לעשות זאת, כדי להגיע לתוצאות החשובות הבאות:

1. לקבל פידבק מאחרים
2. לשתף רעיונות עם עובדים ולהעלות דיון בנושא
3. לשמור על תקשורת קבועה בין אנשי הצוות

מילים אחרונות לסיום

שימוש נכון במערכת מאנדיי מוביל ליתרונות רבים שכל בעל עסק רוצה ליהנות מהם. בשלב זה אתם מכירים במידע החיוני במלואו, כך שנותר לכם רק ליישם את 3 הטיפים שהוצגו לעיל ולחזות בתוצאה.